採用情報

個人番号及び特定個人情報取扱実施細則

            制定実施    平28. 4. 1

（目　的）

第 1 条　本取扱細則は、個人番号及び特定個人情報取扱規程(以下「規程」という。)に定めのない取扱に関する事項について定める。
 

（組　織）

第 2 条　規程第2条(9)の特定個人情報事務取扱部署は総務部とする。

2　規程第2条(10)の特定個人情報事務取扱責任者は総務部長とする。

3　特定個人情報事務取扱責任者は必要に応じて、本社各部並びに各支店のうちいずれかを特定個人情報事務取扱所として定める事ができる。

4　特定個人情報事務取扱責任者は、特定個人情報事務取扱部署並びに特定個人情報事務取扱所の要員から特定個人情報事務取扱担当者を指名し選任する。

5　特定個人情報事務取扱担当者は、特定個人情報事務取扱部署にあっては規程第35条(1)から(5)までの業務を所管し、事務取扱箇所においては規程第35条(5)を所管する。

第 3 条　規程第26条に定める特定個人情報を取扱う区域については、次の各号のとおりとする。

(1)　管理区域は特定個人情報事務取扱責任者がこれを定める。

(2)　管理区域に設置または持込む事のできるパソコンは、あらかじめ特定個人情報事務取扱責任者の承認をもって管理台帳に記載されたものとする。

(3)　管理区域には、管理区域に設置されたパソコンが接続可能な、サーバー並びに委託先データーセンター内の指定された記憶領域も含むものとする。

(4)　管理区域には、あらかじめ特定個人情報事務取扱責任者が認めた者以外の立入りはできないものとし、且つ、社員以外の者が立入る場合においては、特定個人情報事務取扱責任者または特定個人情報事務取扱担当者の同行立会いのもとでなければ立入る事はできない。

(5)　管理区域が記憶領域である場合は、あらかじめ特定個人情報事務取扱責任者が認めた者以外のアクセスはできないものとし、且つ、本条(2)で承認されたパソコン以外でのアクセスを禁止する。また、アクセスに必要なパスワードは特定個人情報事務取扱責任者が管理する。

(6)　取扱区域は特定個人情報事務取扱責任者がこれを定める。

(7)　取扱区域においては、間仕切り等による遮へい措置により、取扱中の特定個人情報を保護すれば、担当者以外の社員の立ち入りを制限するものではない。

(8)　取扱区域に社員以外の者が立入る場合においては、特定個人情報事務取扱責任者または特定個人情報事務取扱担当者の同行立会いの下でなければ立入る事はできない。

(9)　取扱区域は、会議室等の個室に、特定個人情報の取扱中である旨を表示し、臨時に指定する事ができる。
 

（利用目的）

第 4 条　特定個人情報等を取扱うにあたっての利用目的は次の各号のとおりとする。

(1)　雇用保険の届出等に関する事務

(2)　健康保険・厚生年金保険届出に関する事務

(3)　給与・賞与・年末調整の所得源泉徴収等に関する事務

(4)　源泉徴収票の作成、提出に関する事務(給与支払い報告書を含む)

(5)　退職所得の源泉徴収票の作成、提出に関する事務(退職所得の受給に関する申告書の提出、退職所得の特別徴収票の作成・提出、退職手当金等受給者別支払調書の作成・提出含む)

(6)　国民年金第3号被保険者に関する事務

(7)　社員以外の個人に対して支払われた報酬等に関する事務

(8)　その他、法令で定められた、特定個人情報を取り扱い行われる事務
 

（収　集）

第 5 条　個人番号の収集は、特定個人情報事務取扱責任者が定めた書式の個人番号台帳兼届出書に利用目的を明示のうえ本人に交付し、本人並びに配偶者の記入よる個人番号台帳兼届出書の提出と、付属確認書類の提出または提示をもってこれを行い、収集されるこれらの書類は特定個人情報として取り扱う。

2　特定個人情報事務取扱担当者は、従業員、従業員の家族、並びに、当社業務に関連する従業員以外の個人(臨時の雇用者を含む)から、個人番号を収集する必要があるときは、以下の各項並びに各号により収集を行う。

3　個人番号の収集は、本人からの郵送または対面で行い、郵送された特定個人情報の開封または対面による受領は、特定個人情報事務取扱責任者が指名した特定個人情報事務取扱担当者が行うこととする。

4　郵送により個人番号を提出せしめる場合は、個人番号台帳兼届出書を交付する際に受領開封者を明示した返信用封筒を同封し、当該封筒に封滅のうえ郵送せしめること。

5　従業員以外の個人から収集しようとする個人番号の利用目的が限定されている場合で、行政機関等により専用の様式が準備されている場合は、当該様式をもって、前各項の個人番号台帳兼届出書に換えて提出させる事ができる。

6　個人番号を収集するときは、提供された番号が正しいことを次の各号により確認する。

(1)　従業員より、従業員本人の個人番号を対面で収集する場合は、別表1に揚げる確認書類のうち、何れか１点を提示させ確認することとする。

(2)　従業員より、従業員本人の個人番号を郵送で収集する場合は、別表1に揚げる確認書類のうち、何れか１点の写しを提出させ確認することとする。

(3)　従業員を代理人として、従業員の家族の個人番号を従業員より収集する場合は、対面、郵送を問わず、別表1に揚げる該当者の確認書類のうち、何れか１点の写しを提出させ確認することとする。

(4)　従業員以外の個人より、個人番号を収集する場合は、別表1に挙げる確認書類のうち、何れか１点の写しの提出を求め確認することとする。
 

7　個人番号を収集するときは、提供者の本人確認を次の各号により確認する。

(1)　従業員より、従業員本人の個人番号を対面で収集する場合は、別表2-1に挙げる顔写真付き身分証明書となるものの何れか１点を提示させ確認することとする。

(2)　従業員より、従業員本人の個人番号を郵送で収集する場合は、別表2-1に挙げる顔写真付き身分証明書となるものの何れか１点の写しを提出させ確認することとする。

(3)　従業員を代理人として、従業員の家族の個人番号を従業員より収集する場合は、対面、郵送を問わず、別表2-1に挙げる該当者の顔写真付き身分証明書となるものの何れか１点の写しを提出させ確認する事とする。

(4)　従業員以外の個人より個人番号を収集する場合は、別表2-1に挙げる顔写真付き身分証明書となるもののうち、何れか1点の写しの提出を求め確認する。

(5)　前各号の本人確認について、別表2-1の顔写真付き身分証明書となるものによることができない場合は、別表2-1に挙げる公的書類から2点をもって換えることができる。

8　個人番号の収集を対面で行う場合は、間仕切り等で仕切られた取扱区域で行うこととし、入口には入室を禁止する旨を表示のうえ行い、本人以外の他者の同席は認めない。

9　郵送された特定個人情報の開封は、取扱区域で行うこととする。

10　新たに特定個人情報を収集したときは、規程第21条に定める特定個人情報管理簿を作成し、同条に定める必要事項を記録する。
 

（保　管）

第 5 条　特定個人情報の保管は管理区域で行うこととする。

2　個人番号台帳兼届出書は専用のファイルに綴込み、施錠できるキャビネットに保管し、常時施錠することとし、保管キャビネットの鍵は特定個人情報事務取扱責任者が管理する。

3　個人番号台帳兼届出書により収集した個人番号は、当社が別途委託するWEBマイナンバー管理サービスへ入力し保管することとし、管理サービスへのアクセスパスワードは特定個人情報事務取扱責任者が管理する。

4　保管中の特定個人情報は、定期的に特定個人情報管理簿と照合し、保管期限の超過等を確認し適正に管理する。

5　管理区域に保管する特定個人情報は、特定個人情報事務取扱責任者の許可が無い限り、管理区域より持ち出すことは出来ない。

6　前項の持ち出しとは、電磁的記録をUSBメモリー等にコピーすること、メールに添付し送信すること、及び、社内ネットワークに接続する管理区域外の記憶領域にコピーすることを含む。

7　特定個人情報を郵送で受領する場合、郵便物を受領した者は、遅滞なく指定された受領開封者に回付することとし、他の郵送物と共に一時保管することの無い様留意すること。
 

（移　動）

第 ６ 条　特定個人情報を移動するときは、意図しない相手への送付、及び、移動中の漏洩紛失を防止する措置を講ずることとする。

2　社内事業所間において特定個人情報を移動する必要のあるときは、次の各号によりこれを行う。

(1)　特定個人情報が書面である場合は、開封担当者を明示した封筒に封緘のうえ、特定個人情報事務取扱責任者または特定個人情報事務取扱担当者が携行するか、信書として郵送することにより移動する。

(2)　特定個人情報が電磁的記録である場合は、送付者と受領者のみしか知り得ないパスワードで電磁的記録を保護したうえで移動する事とする。

(3)　特定個人情報を携行し、公共交通機関で移動するときは、鞄等に収納し網棚等に留置することなく、常に携行すること。

(4)　特定個人情報を携行し、社有車等の車両で移動するときは、鞄等に収納し、常に目視可能な場所に留置し、車両から離れるときは必ず携行すること。

(5)　上記(3)及び(4)のいずれの場合においても、可能な限り目的地に直行し、途中、他所に立寄る事の無い様、移動経路を計画すること。

(6)　特定個人情報を電子メールで移動する場合は、電磁的記録をメールに添付し送信することとし、メール本文には特定個人情報を記入してはならない。また、添付する電磁的記録を保護するパスワードを受信者の伝達する必要のあるときは、可能な限りメール以外の手段により伝達することとし、やむを得ずこれをメールで伝達するときは、他のメールを引用せず新たなメールを生成し使用すること。

(7)　特定個人情報を郵送する場合は、簡易書留等配達記録が残る方法を選択する。ただし、信書であることに留意し、宅配便での取扱いは認めない。また、差し出し投函にあたっては、特定個人情報事務取扱責任者または特定個人情報事務取扱担当者をもってこれを行うこと。

(8)　ファクシミリによる特定個人情報の送信は禁止する。

(9)　架電、または、無線機等での口頭による特定個人情報の伝達は禁止する。

2　特定個人情報を移動したときは、規程第21条に定める特定個人情報管理簿に以下の事項を記入する。

(1)　発信年月日

(2)　発信者

(3)　受信年月日

(4)　受信者

(5)　移動の手段

(6)　移動の理由
 

3　特定個人情報を移動するときは、発信者は予め受信者に対して発信する旨連絡し、受信者は特定個人情報を受信した旨発信者に連絡する事とする。

4　第4条各号に規定した利用目的のために出力した、特定個人情報の記載された書類等を提出するときは、本条各項各号に倣い取り扱うこととする。
 

（利　用）

第 ７ 条　特定個人情報を利用するときは、あらかじめ対象者の氏名と利用目的を明示した書面により、特定個人情報事務取扱責任者の承認を得て利用する。

3　特定個人情報を出力するときは、あらかじめ対象者の氏名と利用目的を明示した書面により、特定個人情報事務取扱責任者の承認を得て出力する。

4　特定個人情報を利用、または、出力したときは規定第21条に定めた、特定個人情報管理簿に以下の事項を記入する。

(1)用途

(2)出力部数

(3)提出先

(4)出力年月日

(5)出力担当者
 

（廃　棄）

第 ８ 条　特定個人情報を廃棄するときは、あらかじめ対象者の氏名と廃棄理由を明示した書面により、特定個人情報事務取扱責任者の承認を得て廃棄する。

2 　書面の特定個人情報を廃棄するときは、規程第18条による。

3 　書面の特定個人情報を廃棄するにあたり、その他の情報を残しておく必要のあるときは、規程第18条に定めた処置により継続して保管しても良い。この場合、特定個人情報の要件を満たさない状態となるため、以後、特定個人情報としての取扱は必要としない。

4　サーバーに保管されている電磁的記録である特定個人情報を廃棄するときは、規程第29条による。

5　委託先のデーターセンターに保管されている電磁的記録は、委託先の指定する方法で廃棄する。

6　特定個人情報を廃棄したときは、規定第21条に定める特定個人情報管理簿に以下の事項を記入する。

(1)　廃棄理由

(2)　廃棄方法

(3)　廃棄年月日
 

（罰　則）

第 ９ 条　個人番号及び特定個人情報取扱規定、並びに、個人番号及び特定個人情報取扱実施細則に定める条項に違反し、個人番号及び特定個人情報の収集、保管、移動、利用、廃棄を行ったことが明らかな場合には、就業規則第47条の2(5)と同等に扱い適用し懲戒する事とする。ただし、違反が、故意または重大な過失により生じた事が明らかな場合は本条第3項を適用する。

2　前項の違反により特定個人情報が漏洩した場合には、就業規則第47条の3(8)と同等に扱い適用し懲戒する。

3　故意に特定個人情報を漏洩、または、漏洩させようとした事が明らかである場合は、就業規則第48条(8)と同等に扱い適用し懲戒する。

付則
　　　この取扱実施細則は平成28年4月1日から実施する。

別表1 

別表2-1

別表2-2